Prowadzenie ewidencji czasu pracy – kilka praktycznych porad dla pracodawców

03.07.2020

 

Masz zdjęcia lub film do tego artykułu?   Wyślij je do nas!

Jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla wszystkich zatrudnionych pracowników. Jak poprawnie prowadzić kartę ewidencji czasu pracy? Co powinna zawierać? Poniżej znajdziesz kilka praktycznych porad, dzięki którym prowadzenie własnej działalności gospodarczej stanie się jeszcze prostsze.

 

Jakie dane musi zawierać karta ewidencji czasu pracy?

Niestety, ale bardzo często można spotkać się, z tym że pracodawcy zamieszczają w karcie ewidencyjnej błędne informacje dotyczące godzin przepracowanych przez zatrudnionych pracowników. Jednym z najpowszechniejszych błędów popełnianych przez pracodawców jest wpisywanie w kartę ewidencyjną danych zgodnych z przepisami zawartymi w Kodeksie pracy, odnoszących się do tego, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę. Pamiętajmy, że w sytuacji, kiedy pracownik jednego dnia przepracował 10 godzin, a drugiego tylko 6 godzin, to w karcie ewidencji czasu pracy powinien zostać odnotowany rzeczywisty czas wykonywanych przez niego obowiązków zawodowych.

To samo dotyczy faktycznego czasu rozpoczęcia pracy. Co to oznacza? Jeśli pracownik rozpoczął pracę 10 czerwca o godzinie 23 i pracował kolejnych osiem godzin, to wówczas wszystkie godziny pracy powinny zostać przypisane do dnia, w którym rozpoczęła się doba pracownicza, czyli w tym wypadku będzie to data 10 czerwca.

Stosowanie symboli w karcie czasu pracy

Jeżeli chodzi o kwestię oznaczeń stosowanych przy wypełnianiu karty, to w tym konkretnym przypadku pracodawca ma pełną dowolność. Wynika to z faktu, iż symbole nie zostały odgórnie określone ani w Kodeksie pracy, ani też w rozporządzeniu o dokumentacji osobowej. Dla przykładu urlop wypoczynkowy pracownika można oznaczyć literami “UW”, z kolei badania lekarskie symbolem “BL”. Jednak niezależnie od tego, na jaki rodzaj stosowanych oznaczeń się zdecydujemy, to należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby były one czytelne, nie tylko dla osoby wypełniającej kartę czasu pracy, ale także i dla samych pracowników oraz odpowiednich organów kontroli państwowej. Świetnym rozwiązaniem w tym wypadku jest stworzenie legendy wykorzystywanych symboli.

W sytuacji, kiedy ewidencja czasu pracy pracowników prowadzona jest przy pomocy jednego ze specjalistycznych programów kadrowo-płacowych, to wówczas symbole te wytyczone są bezpośrednio przez producenta wybranego oprogramowania.

Przechowywanie dokumentów dotyczących ewidencji

W niektórych sytuacjach karta czasu pracy prowadzona w sposób tradycyjny, czyli w formie pisemnej powinna być przechowywana wraz z innymi ważnymi dokumentami takimi jak pisemny wniosek o udzielenie czasu wolnego za przepracowane nadgodziny, czy też zgoda na wyjście w celach prywatnych w godzinach pracy.

Kiedy nie trzeba prowadzić ewidencji?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników. Tylko w niektórych przypadkach pracodawcy zwolnieni są z tego obowiązku, do czego odnosi się art.149 § 2 Kodeksu pracy. Według informacji tam zawartych karty czasu pracy nie prowadzi się w przypadku pracowników:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej bądź za nadgodziny,
- zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

Obecnie coraz większym zainteresowaniem i uznaniem wśród pracodawców cieszy się możliwość prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej. Wykorzystanie do tego celu profesjonalnego oprogramowania jest dużym ułatwieniem, które w znacznym stopniu usprawnia prowadzenie kart czasu pracy zatrudnionych pracowników, a tym samym funkcjonowanie prowadzonego biznesu.

Więcej na temat prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej znajdziesz na stronie pomoc.wfirma.pl.

 

Poglądy przedstawione w niniejszym materiale są wyłącznie poglądami Autora. Materiał został opublikowany przez Autora - zachowana pisownia oryginalna tekstu. Szczegółowe informacje znajdziesz w Regulaminie. Jeśli uważasz, że niniejsza publikacja jest jego naruszeniem lub narusza ona obowiązujące przepisy prosimy o zgłoszenie tego faktu TUTAJ.

red. DDWLKP.pl

Komentarze